Ja, als je verzendkosten aan je klant doorberekent, reken je daar btw over. Het tarief is hetzelfde als dat van het product dat je verstuurt: 21 procent voor de meeste producten, 9 procent voor producten uit de lijst met het verlaagde tarief. Zitten er producten met verschillende tarieven in één bestelling, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding.
Let op: dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie, check het dan bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Waarom zit er btw op verzendkosten?
Voor de btw zijn verzendkosten geen losse dienst, maar onderdeel van de levering. De Belastingdienst noemt dit bijkomende kosten: ze horen bij de verkoop van het product. Daarom volgen ze het btw-tarief van dat product.
Een veelgehoorde verwarring: postzegels en verzendlabels die je bij PostNL koopt, zijn vaak zonder btw. Dat betekent niet dat jij geen btw hoeft te rekenen als je die kosten aan je klant doorberekent. Zodra jij verzendkosten in rekening brengt, is dat onderdeel van jouw omzet en reken je btw.
Welk btw-tarief reken je over verzendkosten?
| Wat zit er in de bestelling? | Btw over verzendkosten |
|---|---|
| Alleen producten met 21% btw (kleding, elektronica, cosmetica) | 21% |
| Alleen producten met 9% btw (de meeste voedingsmiddelen, boeken) | 9% |
| Een mix van 9% en 21% | Verdelen naar verhouding van de productbedragen |
| Alleen vrijgestelde of 0%-producten | Volgt dat product |
Welke producten onder het verlaagde tarief vallen, staat in de tabellen van de Wet op de omzetbelasting. Die lijst verandert af en toe, dus check bij twijfel de actuele lijst bij de Belastingdienst.
Gemengde bestelling: zo verdeel je de verzendkosten
Verkoop je bijvoorbeeld thee (9%) en theepotten (21%), dan krijg je bestellingen met beide tarieven. De verzendkosten verdeel je dan naar de verhouding van de bedragen van de producten.
Rekenvoorbeeld
- Een klant bestelt thee voor 30 euro en een theepot voor 70 euro (bedragen exclusief btw). Totaal 100 euro.
- Je rekent 6 euro verzendkosten exclusief btw.
- 30 procent van de bestelling is 9%-product, dus 1,80 euro verzendkosten valt onder 9 procent btw: 0,16 euro.
- 70 procent is 21%-product, dus 4,20 euro valt onder 21 procent btw: 0,88 euro.
- Totaal btw over de verzendkosten: 1,04 euro.
De meeste webshopsystemen, zoals WooCommerce en Shopify, kunnen dit automatisch. In WooCommerce staat de verzendbelasting standaard vaak op “op basis van winkelwagenartikelen”. Controleer dat even, want een verkeerde instelling ziet niemand tot je boekhouder het opmerkt.
Gratis verzending: zit er dan ook btw op?
Bied je gratis verzending aan, dan reken je de klant geen verzendkosten en dus ook geen btw over verzending. De kosten die jij zelf maakt, zitten dan in je marge. Verwerk je ze in de productprijs, dan zit de btw daar al in.
Werk je met een drempel, zoals gratis verzending vanaf 50 euro? Dan reken je onder die drempel gewoon btw over de verzendkosten, en erboven niet.
Verzendkosten bij klanten in het buitenland
Particulieren in andere EU-landen
Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt sinds juli 2021 een drempel van 10.000 euro per jaar voor alle EU-landen samen. Zit je daaronder, dan mag je Nederlandse btw rekenen. Zit je erboven, dan reken je het btw-tarief van het land van de klant. Dat geldt ook voor de verzendkosten. Je kunt die buitenlandse btw aangeven via de One Stop Shop (OSS) van de Belastingdienst, zodat je je niet in elk land hoeft te registreren.
Zakelijke klanten in de EU
Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan is dat meestal een intracommunautaire levering tegen 0 procent. De verzendkosten gaan daarin mee.
Klanten buiten de EU
Bij export buiten de EU reken je in principe geen Nederlandse btw, ook niet over de verzendkosten. Wel moet je kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. De klant krijgt mogelijk invoerheffingen in zijn eigen land.
Kleineondernemersregeling en verzendkosten
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je helemaal geen btw, dus ook niet over verzendkosten. Je kunt dan ook geen btw terugvragen op je eigen verzendkosten.
Verzendkosten correct tonen op je webshop
Naast de btw gelden er regels voor hoe je verzendkosten laat zien. Consumenten moeten vooraf de totale prijs kennen, inclusief btw en verzendkosten. Verrassingen in de laatste stap van de checkout zijn niet toegestaan en kosten je bovendien bestellingen.
- Toon prijzen voor consumenten altijd inclusief btw.
- Vermeld je verzendkosten duidelijk, het liefst al op de productpagina.
- Leg in je algemene voorwaarden vast wat je rekent en wanneer verzending gratis is.
- Bij een retour onder het herroepingsrecht moet je de standaard verzendkosten van de heenzending terugbetalen.
Meer over wat je verder moet regelen, lees je in ons overzicht van regels voor je webshop.
Praktijkvoorbeeld: een webshop in koffie en koffiebenodigdheden
Een kleine webshop verkoopt koffiebonen (9%) en molens en filters (21%). De eigenaar had in zijn webshop één vast btw-tarief van 21 procent op verzending ingesteld. Bij bestellingen met alleen koffie rekende hij dus te veel btw over de verzending, bij gemengde bestellingen ook.
Na het aanpassen van de instelling naar “op basis van winkelwagenartikelen” klopte het weer. Omdat het om kleine bedragen per bestelling ging, viel het verschil per aangifte niet direct op. Over een heel jaar telde het wel op.
Zelf regelen of laten doen?
Zelf instellen is goed te doen als:
- je alleen in Nederland verkoopt en één btw-tarief hebt;
- je webshopsysteem verzendbelasting automatisch berekent en je de instelling hebt gecontroleerd.
Laat je helpen als:
- je producten met verschillende tarieven verkoopt;
- je boven de EU-drempel uitkomt en met OSS gaat werken;
- je twijfelt of je webshop de btw goed berekent en toont. Voor de fiscale kant is je boekhouder het aanspreekpunt, voor de instellingen in je webshop een webbouwer.
Je webshop goed laten inrichten
Btw-instellingen, verzendregels en een duidelijke checkout horen bij een goed gebouwde webshop. Wil je dat liever laten regelen? Bekijk dan wat we doen bij een website of webshop laten maken.
Veelgestelde vragen
Zit er btw op verzendkosten?
Ja, als je verzendkosten aan je klant doorberekent, reken je daar btw over. Het tarief volgt het product dat je verstuurt.
Welk btw-tarief geldt voor verzendkosten bij boeken of voeding?
Bij producten met 9 procent btw reken je ook 9 procent over de verzendkosten. Zitten er ook producten met 21 procent in de bestelling, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding.
Waarom rekent PostNL geen btw maar moet ik dat wel doen?
Postdiensten die PostNL levert, zijn deels vrijgesteld van btw. Als jij verzendkosten aan je klant rekent, horen die bij jouw levering en val je onder het btw-tarief van je product.
Reken ik btw over verzendkosten naar klanten in Belgie of Duitsland?
Ja. Onder de EU-drempel van 10.000 euro per jaar reken je Nederlandse btw, daarboven het tarief van het land van de klant, aan te geven via de One Stop Shop.
Neem contact met ons op!
