WhatsApp Business automatisch antwoord en afwezigheidsbericht instellen

Een automatisch antwoord in WhatsApp Business stel je in via Instellingen, Bedrijfstools. Daar vind je het begroetingsbericht, het afwezigheidsbericht en snelle antwoorden. Je kiest zelf wanneer een bericht verstuurd wordt en naar wie, bijvoorbeeld alleen buiten je openingstijden.

Welke automatische berichten heeft WhatsApp Business?

De gratis WhatsApp Business-app heeft drie functies waarmee je minder hoeft te typen. Ze lijken op elkaar, maar hebben elk een eigen doel.

Functie	Wanneer verstuurd	Handig voor
Begroetingsbericht	Als iemand je voor het eerst appt, of na een tijd zonder contact	Nieuwe klanten welkom heten en vertellen wat ze kunnen verwachten
Afwezigheidsbericht	Als je niet beschikbaar bent, volgens een schema dat je kiest	Avonden, weekenden, vakantie, drukke dagen op locatie
Snelle antwoorden	Alleen als jij ze zelf invoegt	Vaste antwoorden op vragen die steeds terugkomen

Het verschil met een chatbot: deze berichten voeren geen gesprek. Ze sturen één vaste tekst. Voor een kleine onderneming is dat meestal precies genoeg. Wil je eerst een breder beeld van de app, lees dan WhatsApp Business voor ondernemers.

Afwezigheidsbericht instellen (out of office)

Het afwezigheidsbericht is de WhatsApp-versie van een out of office in je mail. Zo zet je het aan:

1. Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen (op Android via de drie puntjes).
2. Tik op Bedrijfstools en daarna op Afwezigheidsbericht.
3. Zet de schakelaar Afwezigheidsbericht versturen aan.
4. Pas de tekst aan.
5. Kies bij Schema wanneer het bericht verstuurd wordt.
6. Kies bij Ontvangers wie het bericht krijgt en tik op Opslaan.

De precieze benamingen kunnen per versie en per toestel net iets anders zijn, maar de route via Bedrijfstools is op iPhone en Android hetzelfde.

Welk schema kies je?

• Altijd versturen: handig tijdens vakantie, maar vergeet het niet uit te zetten.
• Aangepast schema: je kiest een begin- en einddatum en tijd. Ideaal voor een vakantie of beurs.
• Buiten openingstijden: gebruikt de openingstijden uit je bedrijfsprofiel in de app. Vul die dus eerst goed in.

Voor de meeste ondernemers is “buiten openingstijden” de beste vaste instelling. Bij vakantie schakel je tijdelijk over naar een aangepast schema.

Wie krijgt het bericht?

Je kunt het bericht naar iedereen sturen, alleen naar mensen die niet in je adresboek staan, naar iedereen behalve bepaalde contacten, of alleen naar bepaalde contacten. Wie vooral leveranciers of vaste klanten in zijn contacten heeft, kiest vaak voor “iedereen die niet in het adresboek staat”. Dan krijgen bekenden geen standaardtekst.

Let op: de app draait op je telefoon. Volgens WhatsApp wordt een afwezigheidsbericht alleen verstuurd als je telefoon verbinding heeft met internet. Zet je toestel op vakantie dus niet helemaal uit als je wilt dat het bericht blijft werken.

Begroetingsbericht instellen

Het begroetingsbericht gaat naar mensen die je voor het eerst een bericht sturen, of die al een tijd geen contact met je hebben gehad. Zo stel je het in:

1. Ga naar Instellingen, Bedrijfstools, Begroetingsbericht.
2. Zet Begroetingsbericht versturen aan.
3. Schrijf je tekst en kies de ontvangers.
4. Tik op Opslaan.

Een goed begroetingsbericht vertelt kort wie je bent, wanneer de klant antwoord kan verwachten en welke informatie handig is om alvast te sturen. Dat scheelt heen-en-weer appen.

Snelle antwoorden: sneller reageren zonder robotgevoel

Snelle antwoorden zijn opgeslagen teksten die je zelf invoegt met een sneltoets. Je maakt ze via Bedrijfstools, Snelle antwoorden. Daarna typ je in een chat een schuine streep (/) en kies je het juiste antwoord.

Ideaal voor vragen als “Wat zijn jullie openingstijden?”, “Hoe kan ik betalen?” of “Wat is jullie adres?”. Omdat jij ze zelf verstuurt, kun je de tekst nog even persoonlijk maken voordat je op verzenden tikt.

Voorbeeldteksten die je kunt gebruiken

Houd automatische berichten kort en concreet. Noem een tijd, geen vage belofte. Een paar voorbeelden:

Afwezigheidsbericht buiten openingstijden

Bedankt voor je bericht. We zijn nu gesloten en reageren op werkdagen tussen 8.00 en 17.00 uur. Heb je een spoedvraag over een lopende klus? Bel dan 06-12345678.

Afwezigheidsbericht tijdens vakantie

Hoi, we zijn op vakantie tot en met 14 augustus. Vanaf 15 augustus beantwoorden we alle berichten. Een afspraak maken kan alvast via onze website.

Begroetingsbericht

Welkom bij Bakkerij De Korenaar. Stuur gerust je vraag of bestelling. Wil je een taart bestellen? Vermeld dan de datum en het aantal personen, dan reageren we binnen een paar uur.

Pas het telefoonnummer, de tijden en de naam natuurlijk aan op je eigen bedrijf.

Praktijkvoorbeeld: een schilder die op de steiger staat

Een schilder in Hilversum krijgt overdag veel appjes met offerteaanvragen. Op de steiger kan hij niet direct reageren, waardoor klanten soms al bij een concurrent aankloppen.

Hij zet een begroetingsbericht aan dat nieuwe klanten vraagt om alvast foto’s, het adres en een omschrijving van de klus te sturen. Daarnaast een afwezigheidsbericht buiten openingstijden, en drie snelle antwoorden voor zijn werkgebied, zijn planning en hoe een offerte werkt. Aan het eind van de dag heeft hij alle informatie al binnen en kan hij in één keer een reactie of afspraak sturen.

Wanneer is de app niet meer genoeg?

De gratis app is gemaakt voor één bedrijf met een of een paar telefoons. Wil je met meerdere collega’s tegelijk chats beantwoorden, WhatsApp koppelen aan je CRM of echt geautomatiseerde gesprekken voeren, dan kom je bij het WhatsApp Business Platform (de API) uit. Dat werkt via een aanbieder en kost per gesprek geld. In wat WhatsApp Business kost lees je het verschil tussen app en API.

Zelf doen of uitbesteden?

Automatische berichten instellen doe je prima zelf. Het kost je een kwartier en de stappen hierboven zijn genoeg. Plan wel een vast moment, bijvoorbeeld elk kwartaal, om de teksten na te lopen. Verouderde openingstijden of een vergeten vakantiebericht komen slordig over.

Uitbesteden wordt interessant als WhatsApp onderdeel is van een groter plan, bijvoorbeeld als je via social media verkeer naar WhatsApp stuurt of als je content en klantcontact op elkaar wilt afstemmen. Kijk daarvoor ook naar je social media strategie.

Wil je hulp bij de content die klanten naar je WhatsApp en socials trekt? Bekijk dan onze pagina over social media content creatie.

Veelgestelde vragen