WhatsApp Business voor ondernemers: functies, voordelen en valkuilen

WhatsApp Business is de gratis zakelijke versie van WhatsApp. Je krijgt een bedrijfsprofiel met openingstijden en adres, automatische berichten, snelle antwoorden en een productcatalogus. Voor zzp’ers en kleine bedrijven is het een makkelijke manier om klantcontact te scheiden van je privéchats, maar er zijn ook een paar valkuilen.

Wat is WhatsApp Business?

WhatsApp Business is een aparte app van Meta, het bedrijf achter WhatsApp, Facebook en Instagram. Hij werkt voor klanten precies hetzelfde als gewone WhatsApp: zij hoeven niets te installeren en zien jouw berichten gewoon tussen hun andere chats. Het verschil zit aan jouw kant. Jij krijgt functies om je bedrijf te presenteren en berichten efficiënter af te handelen.

Er zijn twee varianten:

	WhatsApp Business-app	WhatsApp Business Platform (API)
Voor wie	Zzp’ers en kleine bedrijven	Bedrijven met veel klantcontact of automatisering
Gebruik	App op je telefoon, met gekoppelde apparaten	Via een softwarepakket of klantenservicesysteem
Kosten	Gratis	Betalen per bericht, afhankelijk van soort bericht en land
Meerdere medewerkers	Beperkt	Ja, met meerdere gebruikers tegelijk
Chatbots en koppelingen	Nee	Ja

Voor de meeste kleine ondernemers is de app genoeg. Meer over de kosten van de API lees je in wat kost WhatsApp Business.

Hoe werkt WhatsApp Business? De belangrijkste functies

Bedrijfsprofiel

Je vult je bedrijfsnaam, omschrijving, adres, openingstijden, website en e-mailadres in. Klanten zien dit als ze op je naam tikken. Zo weten ze direct dat ze met een bedrijf praten.

Begroetings- en afwezigheidsberichten

Een begroeting wordt automatisch verstuurd als iemand je voor het eerst of na lange tijd een bericht stuurt. Een afwezigheidsbericht gaat buiten je openingstijden of tijdens je vakantie. Zo weet een klant dat je bericht is aangekomen en wanneer hij antwoord kan verwachten.

Snelle antwoorden

Antwoorden op vragen die je vaak krijgt, sla je op onder een sneltoets. Met een slash en een kort woord heb je je standaardtekst over levertijden of tarieven direct in beeld. Pas hem wel even aan, zodat het persoonlijk blijft.

Labels

Met labels geef je chats een kleur of categorie, zoals “nieuwe klant”, “offerte verstuurd” of “betaald”. Zo houd je overzicht zonder apart systeem.

Catalogus

Je kunt producten of diensten met foto, prijs en beschrijving in een catalogus zetten. Klanten kunnen hem bekijken zonder je chat te verlaten. Handig voor bijvoorbeeld een bloemist, bakker of fietsenmaker.

Link en QR-code

WhatsApp maakt een korte link en een QR-code waarmee klanten direct een chat met je starten. Zet die op je website, in je e-mailhandtekening of op een flyer.

Koppeling met Facebook en Instagram

Je kunt WhatsApp koppelen aan je Facebook-pagina en Instagram-account. Dan kun je bijvoorbeeld advertenties maken die mensen direct naar een WhatsApp-gesprek met jou sturen.

Verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business

• WhatsApp Business heeft een bedrijfsprofiel; gewone WhatsApp niet.
• Alleen WhatsApp Business heeft automatische berichten, snelle antwoorden, labels en een catalogus.
• Een telefoonnummer kan maar op één van beide apps tegelijk actief zijn. Wil je zakelijk en privé gescheiden houden, dan heb je twee nummers nodig. Veel telefoons ondersteunen een tweede nummer via een e-sim of dual sim.
• Je kunt je bestaande WhatsApp-account omzetten naar Business, inclusief je chatgeschiedenis. Terug kan ook, maar check vooraf hoe je je chats overzet.

Voordelen van WhatsApp Business

• Laagdrempelig voor klanten. Bijna iedereen in Nederland gebruikt WhatsApp. Een berichtje sturen is makkelijker dan bellen of mailen.
• Gratis. De app kost niets.
• Snel en persoonlijk. Je kunt foto’s ontvangen van een klus, een spraakbericht sturen of snel een afspraak bevestigen.
• Scheiding werk en privé. Met een apart nummer houd je zakelijke chats uit je privélijst.
• Professionele uitstraling. Je profiel, openingstijden en automatische antwoorden laten zien dat je bereikbaar en georganiseerd bent.

Nadelen en valkuilen van WhatsApp Business

• Verwachting van direct antwoord. Klanten verwachten op WhatsApp snel een reactie, ook ’s avonds. Stel duidelijke openingstijden in en houd je daaraan.
• Beperkt samenwerken. In de app werkt het lastig met meerdere collega’s tegelijk. Je kunt wel apparaten koppelen, maar je hebt geen echte verdeling van gesprekken.
• Geen bulkmailing. De app is niet bedoeld om ongevraagd reclame te versturen. Wie dat doet, loopt het risico dat zijn nummer wordt geblokkeerd. Je mag alleen klanten benaderen die daar toestemming voor gaven.
• Privacy. Klantgesprekken bevatten persoonsgegevens en de app vraagt toegang tot je contacten. Zorg dat je voldoet aan de AVG, bijvoorbeeld door te vermelden in je privacyverklaring dat je WhatsApp gebruikt en geen gevoelige gegevens via WhatsApp op te vragen.
• Afhankelijk van één platform. Meta bepaalt de regels en functies. Gaat er iets mis met je account, dan ben je dat kanaal kwijt. Bewaar belangrijke afspraken daarom ook in je eigen administratie.
• Telefoonnummer kwijt is chats kwijt. Maak back-ups en gebruik een zakelijk nummer dat bij het bedrijf blijft als een medewerker vertrekt.

WhatsApp Business instellen in 6 stappen

1. Download de WhatsApp Business-app uit de App Store of Google Play.
2. Kies het nummer dat je wilt gebruiken en bevestig het met de sms-code.
3. Vul je bedrijfsprofiel volledig in.
4. Stel een begroetingsbericht en een afwezigheidsbericht in.
5. Maak vijf tot tien snelle antwoorden voor je meest gestelde vragen.
6. Zet je WhatsApp-link of QR-code op je website en in je mailhandtekening.

Meer informatie over de functies staat op de officiële site van WhatsApp Business.

Praktijkvoorbeeld: een fietsenmaker

Een fietsenmaker met een eigen werkplaats krijgt dagelijks telefoontjes met dezelfde vragen: is mijn fiets klaar, wat kost een nieuwe band, kan ik vandaag nog langskomen? Telefoneren tijdens een reparatie is lastig.

Hij zet WhatsApp Business op een apart zakelijk nummer, maakt snelle antwoorden voor de vijf meest gestelde vragen en een afwezigheidsbericht voor na sluitingstijd. Elke reparatie krijgt een label: “binnen”, “wacht op onderdeel”, “klaar”. Als een fiets klaar is, stuurt hij een kort bericht met een foto. Klanten waarderen dat, en hij wordt veel minder vaak gebeld tijdens het werk. Hij noemt WhatsApp als kanaal in zijn privacyverklaring en vraagt via WhatsApp nooit om bankgegevens.

Zelf doen of uitbesteden?

De WhatsApp Business-app instellen en gebruiken doe je zelf; daar heb je geen bureau voor nodig. Reken op een uur om alles goed in te richten.

Hulp is zinvol als je WhatsApp wilt inzetten in een bredere aanpak: advertenties die naar WhatsApp leiden, een koppeling met je klantensysteem via de API, of content die past bij je andere kanalen. Kijk ook eens naar je social media strategie om te bepalen welke rol WhatsApp daarin speelt naast bijvoorbeeld Instagram en Facebook. Algemene tips vind je in social media marketing voor mkb.

Wil je hulp bij content voor je social kanalen, zodat je klanten op elk kanaal hetzelfde verhaal zien? Bekijk dan onze dienst social media content creatie.

Veelgestelde vragen