Fulfilment: wat betekent het en wanneer besteed je het uit?

Fulfilment is het hele proces dat begint zodra een klant bestelt en eindigt als het pakket bij hem ligt: voorraad opslaan, de bestelling verzamelen, inpakken, verzenden en retouren afhandelen. Bij e-fulfilment gaat het specifiek om bestellingen uit een webshop. Veel webshops doen dit eerst zelf en besteden het uit zodra het inpakken meer tijd kost dan het oplevert.

Wat betekent fulfilment?

Het Engelse woord “fulfil” betekent vervullen of uitvoeren. In de handel bedoel je met fulfilment het uitvoeren van een bestelling. Het woord wordt vooral gebruikt voor bedrijven die dit voor andere bedrijven doen: fulfilmentbedrijven of fulfilmentcentra.

Je komt ook deze termen tegen:

• E-fulfilment: fulfilment voor webshops, met veel kleine pakketjes naar consumenten.
• Logistiek dienstverlener of 3PL: een externe partij die opslag en verzending voor je regelt. 3PL staat voor third-party logistics.
• Pick, pack, ship: verzamelen, inpakken en verzenden, de kern van het werk.

Hoe werkt fulfilment stap voor stap?

1. Ontvangst van voorraad. Je leverancier levert de producten aan bij het magazijn. Daar worden ze geteld, gecontroleerd en op een vaste plek gelegd.
2. Opslag. De voorraad ligt in het magazijn en het systeem houdt bij hoeveel er van elk product is.
3. Bestelling binnen. Je webshop stuurt de bestelling automatisch door naar het magazijn, via een koppeling.
4. Picken. Een medewerker haalt de producten uit de schappen.
5. Packen. De bestelling wordt ingepakt, met eventueel een pakbon, flyer of kaartje.
6. Verzenden. Het pakket krijgt een verzendlabel en gaat mee met een vervoerder. De klant krijgt een track-and-trace-code.
7. Retouren. Teruggestuurde producten worden gecontroleerd en waar mogelijk weer op voorraad gezet.

Zelf doen of fulfilment uitbesteden: de verschillen

Wat kost fulfilment?

Fulfilmentbedrijven rekenen meestal met een combinatie van kosten. Exacte bedragen verschillen sterk per aanbieder en per product, dus vraag altijd meerdere offertes op.

• Opslag: per pallet, per plank of per kubieke meter, meestal per maand.
• Orderkosten: een vast bedrag per verwerkte bestelling, plus soms een bedrag per extra product in die bestelling.
• Verpakking: dozen, enveloppen en vulmateriaal.
• Verzendkosten: afhankelijk van formaat, gewicht en bestemming.
• Inslag en retouren: kosten voor het ontvangen van voorraad en het verwerken van retouren.
• Eenmalige kosten: soms voor het opzetten van de koppeling met je webshop.

Let ook op minimumafname: sommige aanbieders werken pas vanaf een bepaald aantal orders per maand.

Wanneer is fulfilment uitbesteden slim?

Er is geen vast omslagpunt, maar dit zijn duidelijke signalen:

• Je besteedt meer tijd aan inpakken dan aan je bedrijf laten groeien.
• Je huis of bedrijfsruimte staat vol met dozen.
• Je mist bestellingen of verstuurt ze te laat in drukke periodes.
• Je wilt in het buitenland verkopen, of via marktplaatsen met strenge levertijden.
• Je wilt op vakantie kunnen zonder dat je webshop stilligt.

Verkoop je via bol.com, dan kun je ook kiezen voor het eigen fulfilmentprogramma van bol. Hoe dat werkt, lees je in verkopen via bol.com. En wil je helemaal geen voorraad houden, dan is dropshipping een ander model, met eigen voor- en nadelen.

Waar let je op bij het kiezen van een fulfilmentpartner?

• Koppeling met je webshop: werkt het met jouw platform, zoals Shopify of WooCommerce, en met je marktplaatsen?
• Specialisatie: sommige partijen zijn goed in kleine pakketjes, andere in grote of breekbare producten, of in levensmiddelen.
• Cut-off-tijd: tot hoe laat kan een klant bestellen voor verzending dezelfde dag?
• Inzicht: kun je online je voorraad en de status van bestellingen zien?
• Retourafhandeling: hoe snel en hoe zorgvuldig worden retouren verwerkt?
• Contract: hoe lang zit je vast, en hoe krijg je je voorraad terug als je stopt?

Twijfel je nog over je webshopplatform zelf, lees dan Shopify of WooCommerce.

Praktijkvoorbeeld: een webshop in fietsaccessoires

Stel, een ondernemer verkoopt fietstassen en fietsverlichting via een eigen webshop en bol.com. In het begin pakt hij alles ’s avonds in vanuit zijn garage. Na een jaar verstuurt hij tientallen pakketten per dag en gaat bijna zijn hele werkdag op aan inpakken.

Hij vraagt offertes op bij drie fulfilmentbedrijven met een koppeling voor zijn webshop en bol.com. Na een vergelijking van alle kosten per order blijkt uitbesteden iets duurder dan zelf doen, als je zijn eigen uren niet meetelt. Telt hij die wel mee, dan valt de rekening ruim positief uit. De vrijgekomen tijd gebruikt hij voor inkoop en het verbeteren van zijn productpagina’s.

Eerlijk advies

Begin je net, doe het dan zelf. Je leert je producten, verpakkingen en klantvragen kennen, en bij weinig orders is uitbesteden relatief duur. Houd wel bij hoeveel tijd het je kost per order.

Besteed uit zodra de tijd die je kwijt bent aan inpakken je groei in de weg zit. Reken dan alle kosten per order door, inclusief je eigen uren, en neem die mee in je totale plaatje. Een overzicht van alle kosten van een webshop vind je in wat kost een webshop, en ideeën om je omzet te laten groeien in meer omzet uit je webshop.

Fulfilment is het stille deel van je webshop dat bepaalt of klanten terugkomen. Ben je nog bezig met de webshop zelf, of wil je er een die goed koppelt met je logistiek? Bekijk dan wat er komt kijken bij een webshop laten maken.

Veelgestelde vragen