WooCommerce heeft ingebouwd voorraadbeheer: je zet het aan onder WooCommerce, Instellingen, Producten, Voorraad, en vult daarna per product of variatie de voorraad in. Bij elke bestelling telt WooCommerce automatisch af, stuurt je een melding bij lage voorraad en zet producten op uitverkocht. Voor een kleine webshop met één verkoopkanaal is dat vaak genoeg; verkoop je ook via bol.com of een fysieke winkel, dan heb je een koppeling nodig.
Stap 1: voorraadbeheer aanzetten in de winkelinstellingen
Ga in je WordPress-dashboard naar WooCommerce, Instellingen, tabblad Producten en dan Voorraad. Dit zijn de instellingen die je daar vindt:
| Instelling | Wat doet het | Advies |
|---|---|---|
| Voorraad beheren | Zet voorraadtelling aan voor de hele winkel | Aanzetten als je fysieke producten verkoopt |
| Voorraad vasthouden (minuten) | Houdt voorraad vast voor onbetaalde bestellingen en annuleert ze daarna | Bijvoorbeeld 60 minuten; zo blijft voorraad niet hangen bij afgebroken betalingen |
| Meldingen | E-mail bij lage voorraad, uitverkocht en nabestelling | Aanzetten en naar een adres sturen dat je echt leest |
| Drempel lage voorraad | Vanaf welk aantal je een melding krijgt | Afstemmen op je levertijd bij de leverancier |
| Drempel uitverkocht | Vanaf welk aantal een product op uitverkocht gaat | Meestal 0, of hoger als je een buffer wilt |
| Zichtbaarheid uitverkocht | Verbergt uitverkochte producten in de catalogus | Zie de afweging hieronder |
| Weergave voorraad | Altijd tonen, alleen bij lage voorraad of nooit | “Alleen bij lage voorraad” werkt vaak goed |
De volledige uitleg per instelling staat in de documentatie van WooCommerce.
Uitverkochte producten verbergen of tonen?
Verbergen voorkomt frustratie bij bezoekers, maar de pagina blijft voor Google bestaan en kan als lege of verdwenen pagina worden gezien. Is een product tijdelijk uitverkocht, laat het dan meestal zichtbaar met een duidelijke status en eventueel een “mail mij bij voorraad”-functie. Verdwijnt een product definitief, verwijs de URL dan door naar een vergelijkbaar product of de categorie. Meer hierover in SEO voor webshops.
Stap 2: voorraad per product instellen
Open een product en ga in het blok Productgegevens naar het tabblad Voorraad. Daar vind je:
- SKU: je eigen artikelnummer. Vul dit altijd in; koppelingen met boekhouding en marktplaatsen gebruiken het om producten te herkennen.
- Voorraadhoeveelheid bijhouden: vink aan en vul het aantal in.
- Nabestellingen toestaan: niet toestaan, toestaan met melding aan de klant, of toestaan zonder melding.
- Drempel lage voorraad: per product afwijken van de winkelbrede drempel.
- Beperk aankopen: klanten kunnen maar één stuk per bestelling kopen.
Zet je voorraadbeheer per product niet aan, dan kies je alleen handmatig een status: op voorraad, uitverkocht of in nabestelling.
Stap 3: voorraad bij variabele producten
Verkoop je een shirt in vijf maten en drie kleuren, dan zijn dat vijftien variaties. Elke variatie kan een eigen voorraad hebben. Je kunt ook voorraad op het hoofdproduct bijhouden, waarna alle variaties daaruit putten.
- Voorraad per variatie: gebruik je als elke maat of kleur een fysiek ander artikel is. Dit is bij kleding en schoenen de normale keuze.
- Voorraad op hoofdniveau: handig als variaties uit dezelfde voorraad komen, bijvoorbeeld een product met of zonder cadeauverpakking.
Geef elke variatie een eigen SKU. Met de bulkbewerking bij variaties kun je voorraad en prijzen voor meerdere variaties tegelijk aanpassen.
Nabestellingen: wanneer zet je ze aan?
Met nabestellingen (backorders) kunnen klanten bestellen terwijl je voorraad op nul staat. Dat is handig als je snel kunt bijbestellen of op bestelling maakt. Zet in dat geval wel de melding aan, zodat de klant weet dat de levertijd langer is. Vermeld de verwachte levertijd ook op de productpagina; volgens consumentenregels moet een klant vooraf weten wanneer hij zijn bestelling ongeveer krijgt.
Voorraad bijhouden in de praktijk
Het voorraadoverzicht
In de productlijst zie je per product de voorraadstatus. Onder Analytics vind je in WooCommerce ook een voorraadrapport met filters op lage voorraad en uitverkocht. Gebruik dat wekelijks als inkooplijst.
Voorraad in bulk aanpassen
Na een levering kun je de voorraad per product invullen, maar bij veel producten is importeren sneller. Exporteer je producten als CSV via de productlijst, pas de voorraadkolom aan en importeer het bestand weer. Zorg dat de SKU’s kloppen, want daarop wordt gematcht.
Retouren
Bij een terugbetaling vraagt WooCommerce of de producten terug moeten naar de voorraad. Doe dat alleen als het artikel weer verkoopbaar is.
Meerdere verkoopkanalen koppelen
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Verkoop je hetzelfde product via je webshop, bol.com en een winkel, dan moet de voorraad op alle plekken tegelijk dalen. Anders verkoop je het laatste stuk twee keer.
- Marktplaatsen: voor bol.com en Amazon bestaan koppelingen die voorraad en bestellingen synchroniseren. Lees hoe verkopen via bol.com werkt.
- Kassa: verschillende kassasystemen hebben een WooCommerce-koppeling die voorraad in twee richtingen bijwerkt.
- Boekhouding of voorraadsysteem: bij groei is een systeem waarin voorraad centraal staat vaak handiger. Zie WooCommerce koppelen aan je boekhouding.
Kies één bron van waarheid: het systeem waarin de voorraad leidend is. Alle andere kanalen nemen het aantal daarvan over.
Praktijkvoorbeeld: een webshop in fietsaccessoires
Stel, een webshop verkoopt fietstassen en verlichting via WooCommerce en sinds kort ook via bol.com. De voorraad wordt in beide systemen met de hand bijgehouden. In een drukke week verkoopt de ondernemer een populaire fietstas drie keer meer dan hij op voorraad heeft, met boze klanten en annuleringen als gevolg.
De oplossing: WooCommerce wordt de bron van waarheid, met een koppeling die de voorraad naar bol.com stuurt en bestellingen terughaalt. Daarnaast zet hij de drempel lage voorraad per product op het aantal dat hij verkoopt tijdens de levertijd van zijn leverancier. Zo krijgt hij een melding op het moment dat hij moet bijbestellen, niet pas als het te laat is.
Zelf inrichten of uitbesteden?
De ingebouwde instellingen van WooCommerce kun je zelf goed inrichten. Met dit stappenplan ben je er in een middag mee klaar, ook bij een paar honderd producten.
Hulp inschakelen is verstandig als je via meerdere kanalen verkoopt, als je voorraad uit een extern systeem moet komen, of als je duizenden producten met variaties hebt. Dan draait het om de juiste koppelingen en een goede productstructuur. Twijfel je of WooCommerce nog het beste platform is voor jouw groei, lees dan Shopify of WooCommerce.
Wil je een webshop waarin voorraad, koppelingen en productdata vanaf het begin goed staan? Bekijk dan wat we doen bij een webshop laten maken.
Veelgestelde vragen
Hoe zet ik voorraadbeheer aan in WooCommerce?
Ga naar WooCommerce, Instellingen, Producten, Voorraad en vink Voorraad beheren aan. Daarna vul je per product of variatie in het tabblad Voorraad de hoeveelheid in.
Kan ik voorraad per maat of kleur bijhouden?
Ja. Bij een variabel product kun je per variatie voorraadbeheer aanzetten en een eigen hoeveelheid en SKU invullen.
Wat betekent voorraad vasthouden in WooCommerce?
WooCommerce reserveert voorraad voor bestellingen die nog niet betaald zijn. Na het ingestelde aantal minuten wordt een onbetaalde bestelling geannuleerd en komt de voorraad weer vrij.
Hoe houd ik voorraad gelijk tussen WooCommerce en bol.com?
Met een koppeling die voorraad en bestellingen synchroniseert. Kies één systeem als bron van waarheid en laat de andere kanalen de voorraad daarvan overnemen.
Ben je benieuwd hoe jij maximale waarde kan creëren met het gebruik van online marketing? Neem dan contact met ons op.
