WhatsApp Business op meerdere telefoons en met meerdere gebruikers

Ja, je kunt WhatsApp Business op meerdere telefoons gebruiken met hetzelfde nummer. Eén telefoon is het hoofdtoestel en daarnaast koppel je extra telefoons, tablets of computers als gekoppeld apparaat. Voor een klein team werkt dat prima, maar er zijn grenzen aan hoeveel mensen tegelijk netjes kunnen samenwerken.

Hoe werkt WhatsApp Business op meerdere telefoons?

WhatsApp werkt met een hoofdtelefoon: het toestel waarop je het zakelijke nummer hebt geregistreerd. Vanaf dat toestel koppel je andere apparaten. Een gekoppeld apparaat werkt zelfstandig, dus de hoofdtelefoon hoeft niet aan te staan of verbonden te zijn om op een tweede telefoon berichten te versturen.

Er zijn wel een paar spelregels:

• Je kunt een beperkt aantal apparaten tegelijk koppelen. Op dit moment zijn dat er volgens WhatsApp maximaal vier naast je hoofdtelefoon. Check het actuele aantal in de app, want dit verandert weleens.
• Gebruik je de hoofdtelefoon een tijd niet, dan worden gekoppelde apparaten automatisch uitgelogd. Open WhatsApp Business daarom regelmatig op het hoofdtoestel.
• Alle gekoppelde apparaten zien dezelfde chats. Er is geen aparte inbox per persoon.
• Berichten blijven end-to-end versleuteld, ook op gekoppelde apparaten.

WhatsApp Business op 2 telefoons instellen: stap voor stap

Het koppelen van een tweede telefoon gaat via een QR-code of een koppelcode. Zo pak je het aan:

1. Installeer WhatsApp Business op de tweede telefoon. Registreer daar geen nummer, maar kies bij het opstarten voor de optie om het toestel als gekoppeld apparaat te gebruiken (in de app heet dit meestal “Koppelen aan bestaand account”).
2. Open WhatsApp Business op je hoofdtelefoon en ga naar Instellingen en dan Gekoppelde apparaten.
3. Tik op Apparaat koppelen en scan de QR-code die op de tweede telefoon verschijnt.
4. Wacht tot de chats gesynchroniseerd zijn. Bij een grote chatgeschiedenis kan dat even duren. Laat beide toestellen op wifi staan.
5. Geef het apparaat een herkenbare naam, bijvoorbeeld “Telefoon Sanne” of “Werkplaats”. Zo zie je later in het overzicht welk toestel van wie is.

Voor een computer werkt het hetzelfde: je opent WhatsApp Web of de desktop-app en scant de QR-code met je hoofdtelefoon. Voor wie veel typt is dat vaak prettiger dan een tweede telefoon.

Apparaat ontkoppelen

Gaat een medewerker weg of raak je een toestel kwijt? Ga op de hoofdtelefoon naar Gekoppelde apparaten, tik op het apparaat en kies Uitloggen. Doe dit direct, want iedereen met dat toestel kan anders nog klantgesprekken lezen.

WhatsApp Business met meerdere gebruikers: wat kan wel en niet?

Met de gratis app kunnen meerdere mensen dus tegelijk in hetzelfde account werken. Maar de app is gemaakt voor kleine bedrijven, niet voor een klantenservice-afdeling. Dat merk je aan een paar dingen:

De API (een koppeling waarmee software van een andere partij met WhatsApp praat) is dus pas interessant als je met veel mensen in de chats werkt of veel berichten verstuurt. Wil je weten wat dat ongeveer kost, lees dan wat WhatsApp Business kost bij de app en de API.

Zo voorkom je chaos als je met meerdere mensen werkt

Het grootste risico is niet techniek, maar afspraken. Twee collega’s die hetzelfde bericht beantwoorden, of een vraag die blijft liggen omdat iedereen denkt dat een ander hem oppakt. Een paar simpele regels helpen:

• Werk met labels. Maak labels als “Nieuw”, “Offerte”, “Wacht op klant” en “Afgerond”. Wie een chat oppakt, zet er het label van zichzelf of de status op.
• Onderteken je berichten. Zet je voornaam onder je bericht (“Groet, Mark”). Zo weet de klant met wie hij praat en weten collega’s wie het gesprek heeft.
• Spreek diensttijden af. Wie houdt de chats bij in de ochtend, wie in de middag? Gebruik de afwezigheidsmelding buiten openingstijden.
• Gebruik snelle antwoorden. Standaardantwoorden voor veelgestelde vragen zorgen dat iedereen hetzelfde zegt over levertijden, prijzen of afspraken.
• Bewaar geen privézaken in het zakelijke account. Iedereen met een gekoppeld apparaat leest alles mee.

Meer over labels, catalogus en snelle antwoorden lees je in onze uitleg over WhatsApp Business voor ondernemers.

Twee nummers op één telefoon: kan dat ook?

Soms zoeken ondernemers juist het omgekeerde: één telefoon met zowel een privénummer als een zakelijk nummer. Dat kan door naast gewone WhatsApp de WhatsApp Business-app te installeren, elk met een eigen nummer. Een telefoon met dubbele simkaart of eSIM maakt het makkelijk om beide nummers te verifiëren. Zo houd je privé en zakelijk gescheiden, maar zit je wel met één toestel op zak.

Praktijkvoorbeeld: een installatiebedrijf met drie monteurs

Stel, een installatiebedrijf in Amersfoort krijgt steeds meer storingsmeldingen via WhatsApp. Tot nu toe beantwoordt de eigenaar alles zelf, ook ’s avonds. De oplossing:

1. De zakelijke telefoon op kantoor wordt het hoofdtoestel.
2. De planner koppelt de desktop-app op haar computer en neemt overdag de chats aan.
3. Twee monteurs koppelen hun telefoon, zodat ze foto’s van een storing direct kunnen bekijken.
4. Met labels als “Storing”, “Ingepland” en “Afgerond” ziet iedereen de status.
5. Na 17.00 uur gaat er een afwezigheidsmelding uit met het nummer voor spoed.

Het resultaat is dat de eigenaar niet meer alles alleen hoeft te doen, terwijl klanten gewoon hetzelfde nummer blijven appen. Groeit het team verder, dan is dat het moment om naar een gedeelde inbox via de API te kijken.

Zelf doen of hulp inschakelen?

Een tweede telefoon of computer koppelen doe je echt zelf, dat is binnen vijf minuten geregeld. Ook labels en snelle antwoorden instellen is geen hogere wiskunde.

Hulp is handig als WhatsApp een groter onderdeel van je marketing wordt. Denk aan berichten die aansluiten op je advertenties, een slimme flow voor nieuwe aanvragen of content die je zowel op WhatsApp als op social media gebruikt. Dan wil je dat het geheel klopt, niet alleen de techniek.

Tot slot

WhatsApp Business op meerdere telefoons werkt goed voor kleine teams, zolang je afspraken maakt over wie wat oppakt. Begin met gekoppelde apparaten en labels, en stap pas over naar de API als je echt tegen de grenzen aanloopt. Wil je dat iemand meedenkt over je berichten en content op WhatsApp en social media? Bekijk dan onze dienst social media content creatie.

Veelgestelde vragen