Shopify koppelen aan Exact Online: zo werkt de koppeling

Shopify koppel je aan Exact Online met een app uit de Shopify App Store of het Exact App Center. Zo’n koppeling zet bestellingen en terugbetalingen uit Shopify automatisch als verkoopboekingen of facturen in Exact, maakt klanten aan als debiteur en kan bij sommige pakketten ook je Shopify Payments-uitbetalingen verwerken. Shopify heeft zelf geen ingebouwde Exact-koppeling, dus je kiest altijd een externe partij.

Waarom Shopify koppelen aan Exact Online?

Zonder koppeling neem je elke bestelling met de hand over of boek je per dag of maand een totaal. Dat kost tijd en levert fouten op, zeker bij verschillende btw-tarieven, kortingen en retouren. Een koppeling zorgt dat:

• elke bestelling met de juiste btw in je administratie staat;
• terugbetalingen als creditboeking worden verwerkt;
• je debiteuren en omzet altijd actueel zijn;
• je boekhouder minder hoeft uit te zoeken, wat ook scheelt in kosten.

Welke koppelingen zijn er?

In de Shopify App Store vind je meerdere apps voor Exact Online, onder meer van Nederlandse partijen als Combidesk en Webwinkelfacturen. Daarnaast bieden integratieplatforms en sommige boekhoudkantoren eigen oplossingen. De apps verschillen vooral in:

Lees de beschrijving en recente reviews op de app-pagina goed. Vraag bij twijfel een demo aan of test in de proefperiode met echte bestellingen.

Shopify koppeling met Exact Online instellen: stappenplan

1. Overleg met je boekhouder. Spreek af hoe bestellingen geboekt worden: per bestelling of als dagtotaal, en op welke grootboekrekeningen.
2. Controleer je btw-instellingen in Shopify. Producten moeten het juiste btw-tarief hebben. Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen boven de drempel, dan reken je de btw van dat land en geef je dat aan via de OSS-regeling. Meer daarover lees je op de EU-pagina over het btw-éénloketsysteem.
3. Installeer de app vanuit de Shopify App Store en geef toegang tot je winkel.
4. Log in met Exact Online vanuit de app en kies de juiste administratie.
5. Koppel de btw-codes: elk Shopify-tarief (21 procent, 9 procent, 0 procent en eventuele buitenlandse tarieven) aan de juiste btw-code in Exact.
6. Kies de grootboekrekeningen voor omzet, verzendkosten, kortingen en betaalmethoden.
7. Stel in wanneer een bestelling wordt doorgezet, bijvoorbeeld zodra hij betaald is.
8. Test met een paar bestellingen, inclusief een korting, een verzending naar het buitenland en een terugbetaling. Controleer of alles goed in Exact staat.
9. Zet de koppeling live en kijk de eerste weken regelmatig mee.

Waar gaat het vaak mis?

Btw bij kortingen en verzendkosten

Kortingscodes en verzendkosten hebben ook btw. Als de koppeling die niet goed splitst, klopt je btw-aangifte niet. Test daarom altijd een bestelling met korting en verzendkosten.

Betalingen en uitbetalingen

Shopify Payments betaalt bedragen gebundeld uit, verminderd met transactiekosten. Als je koppeling alleen de bestellingen boekt, sluit je bankmutatie niet aan op de openstaande posten. Kies dan een koppeling die uitbetalingen en kosten meeneemt, of spreek met je boekhouder af hoe je dit verwerkt.

Dubbele klanten

Maakt elke bestelling een nieuwe debiteur aan, dan heb je na een jaar duizenden debiteuren. Bij consumentenverkoop is boeken op een verzameldebiteur vaak overzichtelijker. Voor zakelijke klanten wil je wel losse debiteuren.

Bestellingen van marktplaatsen

Verkoop je ook via bol.com of Amazon, dan lopen die bestellingen niet altijd via Shopify. Zorg dat je weet welke omzet via welke route in Exact komt, zodat niets dubbel of helemaal niet geboekt wordt.

Praktijkvoorbeeld: een webshop in natuurlijke verzorgingsproducten

Stel, een webshop op Shopify verkoopt verzorgingsproducten aan consumenten in Nederland en België. De boekhouder boekte elke maand een totaal op basis van een export, en elk kwartaal was het zoeken naar verschillen tussen omzet en bankafschriften.

Met een koppeling die bestellingen per dag als verkoopboeking op een verzameldebiteur doorzet en de Shopify Payments-uitbetalingen inclusief transactiekosten meeneemt, sluiten de bankmutaties automatisch aan. De ondernemer ziet dagelijks de omzet in Exact en de boekhouder hoeft alleen nog afwijkingen te controleren.

Exact of een ander boekhoudpakket?

Exact Online is uitgebreid en vooral handig als je ook voorraad, inkoop of meerdere administraties hebt. Voor een kleine webshop zonder personeel kan een eenvoudiger pakket voldoende zijn. Werk je met WooCommerce in plaats van Shopify, lees dan WooCommerce koppelen aan je boekhouding. Algemene tips over btw en administratie vind je bij boekhouding voor je webshop. En wat de app-abonnementen bovenop je Shopify-plan kosten, lees je bij wat Shopify echt kost.

Zelf koppelen of uitbesteden?

Een standaardkoppeling installeren kun je zelf. Het lastige deel is de inrichting: btw-codes, grootboekrekeningen en betalingen. Doe dat samen met je boekhouder, ook als je zelf de app installeert. Een uurtje overleg vooraf voorkomt maanden corrigeren achteraf.

Uitbesteden loont als je via meerdere landen of kanalen verkoopt, met maatwerk in Shopify werkt of ook voorraad en inkoop wilt laten synchroniseren. Bouw je een nieuwe webshop of stap je over naar Shopify? Bekijk dan wat we doen bij een webshop laten maken, inclusief het koppelen van je systemen.

Veelgestelde vragen