Een website met reserveringssysteem maak je op drie manieren: met een plug-in in je eigen website, met een losse boekingstool die je in je site insluit, of met een websitebouwer waar reserveren al in zit. Welke het beste past, hangt af van je branche, het aantal boekingen en of je online wilt laten betalen. Hieronder zet ik de opties naast elkaar, met de kosten en de valkuilen.
Wat moet een online reserveringssysteem kunnen?
Begin niet bij de tool, maar bij wat jij en je klant nodig hebben. Maak een lijstje van de punten die voor jou tellen:
- Wat wordt er geboekt? Een tijdslot (kapper, fysio), een tafel (restaurant), een plek of product voor meerdere dagen (vakantiehuis, verhuur) of een plek in een groep (workshop, les).
- Eén of meer agenda’s? Werk je met meerdere medewerkers, ruimtes of materialen, dan moet het systeem dat per resource bijhouden.
- Online betalen of aanbetalen, bijvoorbeeld via iDEAL, om no-shows te beperken.
- Automatische bevestigingen en herinneringen per e-mail of sms.
- Koppeling met je agenda, zoals Google Agenda of Outlook, zodat je niet dubbel geboekt wordt.
- Annuleren en verzetten door de klant zelf, binnen jouw regels.
Optie 1: een plug-in in je WordPress-website
Draait je site op WordPress, dan kun je een reserverings- of boekingsplug-in installeren. Bekende voorbeelden zijn Amelia, Bookly en voor webshops WooCommerce Bookings. Het boekingsformulier staat dan echt op je eigen site, in je eigen huisstijl.
Voordelen: alles op één plek, je data blijft in je eigen website, en vaak eenmalige of jaarlijkse licentiekosten in plaats van een abonnement per boeking.
Nadelen: jij bent verantwoordelijk voor updates, beveiliging en back-ups. Een kapotte plug-in betekent dat er niet geboekt kan worden. Lees daarom ook de tips over website-onderhoud en WordPress beveiligen, en zie het overzicht van handige WordPress-plug-ins.
Optie 2: een losse boekingstool insluiten
Veel branches hebben gespecialiseerde software: salonsoftware voor kappers en schoonheidssalons, praktijksoftware voor fysiotherapeuten, reserveringssystemen voor restaurants en algemene planners zoals Calendly. Je sluit de boekingsmodule in op je website via een knop, widget of iframe.
Voordelen: de leverancier regelt techniek en updates, en je krijgt vaak extra’s zoals klantenkaarten, kassakoppeling of een app voor jezelf.
Nadelen: je betaalt doorgaans per maand, soms per medewerker of per boeking, en je zit vast aan hun vormgeving. Let ook op of de boeking op je eigen domein blijft of dat de klant naar een andere website gaat. Dat laatste maakt het meten van conversies lastiger.
Optie 3: een websitebouwer met ingebouwde reserveringen
Websitebouwers zoals Wix en Squarespace hebben eigen boekingsfuncties, soms als onderdeel van een duurder pakket. Voor een zzp’er die snel online wil, is dat een eenvoudige route. Je bouwt site en reserveringen in één omgeving.
Het nadeel is minder flexibiliteit: wil je later iets dat de bouwer niet kan, dan moet je overstappen. In de vergelijking van WordPress, Wix, Jouwweb en Webflow lees je meer over die afweging.
De drie opties vergeleken
| Plug-in | Losse boekingstool | Websitebouwer | |
|---|---|---|---|
| Kostenmodel | Vaak licentie per jaar | Meestal abonnement per maand | Onderdeel van pakket |
| Eigen huisstijl | Volledig | Beperkt | Redelijk |
| Technisch onderhoud | Zelf | Leverancier | Leverancier |
| Branchefuncties | Algemeen | Vaak sterk | Algemeen |
| Geschikt voor | Wie al WordPress heeft | Drukke praktijk of zaak | Starter of zzp’er |
Wat kost een website met reserveringssysteem?
De kosten bestaan uit drie delen. Prijzen van tools veranderen regelmatig, dus controleer altijd de actuele tarieven op de site van de leverancier.
- De website zelf: zelf bouwen of laten maken. In de blog over wat een website laten maken kost vind je de bandbreedtes.
- Het reserveringssysteem: van gratis basisversies met beperkte functies tot betaalde licenties of maandabonnementen. Let op toeslagen per medewerker, per locatie of per sms-herinnering.
- Betaalkosten: laat je online betalen, dan rekent de betaalprovider kosten per transactie.
Reken het door over een jaar. Een goedkoop abonnement met een toeslag per boeking kan bij veel boekingen duurder uitvallen dan een duurdere vaste licentie.
Waar je op let bij het inrichten
- Mobiel eerst: de meeste boekingen gebeuren op een telefoon. Test het hele proces zelf op je mobiel.
- Zo min mogelijk velden: vraag alleen wat je echt nodig hebt.
- Duidelijke knop: een vaste knop “Afspraak maken” in je menu en op elke dienstpagina.
- Privacy: je verwerkt persoonsgegevens. Vermeld in je privacyverklaring welke tool je gebruikt en sluit waar nodig een verwerkersovereenkomst.
- Meten: stel een conversie in op een geslaagde boeking, zodat je weet welke kanalen afspraken opleveren.
- Snelheid: zware widgets kunnen je pagina vertragen. Zie website sneller maken.
Praktijkvoorbeeld: een fysiotherapeut in Hilversum
Een fysiotherapiepraktijk met drie behandelaars nam afspraken aan via de telefoon. Tussen behandelingen door terugbellen kostte veel tijd en nieuwe patiënten haakten af als ze niemand te pakken kregen. De praktijk werkte al met praktijksoftware die een online agenda aanbood.
In plaats van een losse plug-in koos de praktijk ervoor die bestaande agenda via een widget op de website te zetten, met per behandelaar zichtbare tijden. Een eerste consult en een vervolgafspraak kregen elk een eigen duur. Zo bleef er één agenda over, zonder dubbele boekingen, en kregen patiënten automatisch een herinnering.
Zelf doen of laten maken?
Zelf doen is prima als je een eenvoudige agenda hebt, één persoon die boekt en geen ingewikkelde regels. Een websitebouwer of een algemene boekingstool met een widget is dan in een middag ingericht.
Laten maken is slimmer als je met meerdere medewerkers of ruimtes werkt, online betalingen of aanbetalingen wilt, of als de boekingen moeten aansluiten op je boekhouding of kassasysteem. Ook als het reserveren mooi in je eigen huisstijl moet passen en goed gemeten moet worden, scheelt het om dat in één keer goed te laten bouwen.
Tot slot
Een goed reserveringssysteem bespaart je telefoontjes en levert boekingen op buiten openingstijden. Kies eerst wat je nodig hebt, dan de route: plug-in, losse tool of websitebouwer. Wil je liever een website laten bouwen waarin reserveren goed geregeld is? Bekijk dan een website laten maken bij GetForward.
Veelgestelde vragen
Kan ik een reserveringssysteem toevoegen aan mijn bestaande website?
Ja. Bij WordPress kan dat met een plug-in, en bij vrijwel elke website kun je een boekingstool insluiten via een widget of knop. Je hoeft je site daarvoor meestal niet opnieuw te bouwen.
Wat is het verschil tussen een boekingsplug-in en een losse boekingstool?
Een plug-in draait in je eigen website en onderhoud je zelf. Een losse boekingstool draait bij de leverancier en sluit je in op je site, meestal tegen een maandabonnement.
Kan ik klanten laten aanbetalen bij een reservering?
De meeste reserveringssystemen ondersteunen online betalen of een aanbetaling via een betaalprovider. Controleer of iDEAL wordt ondersteund en wat de transactiekosten zijn.
Moet ik iets regelen voor de privacy?
Ja. Je verwerkt persoonsgegevens, dus noem de tool in je privacyverklaring en sluit waar nodig een verwerkersovereenkomst met de leverancier.
Neem contact met ons op!
