E-mail met eigen domeinnaam: zo regel je een zakelijk e-mailadres

Voor e-mail met je eigen domeinnaam, zoals info@jouwbedrijf.nl, heb je twee dingen nodig: een domeinnaam en een maildienst die de mail ontvangt en verstuurt. Je kiest een maildienst (bijvoorbeeld Google Workspace, Microsoft 365 of het mailpakket van je domein- of hostingprovider), maakt daar je mailadres aan en zet een paar DNS-records goed bij je domein. Daarna werkt je adres op je telefoon, laptop en in de webmail.

Waarom een e-mailadres met je eigen domeinnaam?

• Professioneler: offerte@schildersbedrijfjansen.nl wekt meer vertrouwen dan schildersbedrijfjansen1982@gmail.com.
• Herkenbaar: je bedrijfsnaam staat in elk mailtje dat je stuurt.
• Van jou: wissel je van maildienst, dan neem je je adres gewoon mee. Een Gmail- of Hotmail-adres ben je kwijt als je stopt.
• Meerdere adressen: info@, facturen@ en je eigen naam@, allemaal onder hetzelfde domein.
• Betere bezorging: met goed ingestelde DNS-records komt je mail minder snel in de spam.

Wat heb je nodig?

1. Een domeinnaam

Heb je al een website, dan heb je meestal ook een domeinnaam. Weet je niet precies waar die geregistreerd staat? In domeinnaam checken lees je hoe je dat opzoekt. Heb je nog geen domein, dan registreer je er een bij een domeinprovider.

2. Een maildienst

De maildienst bewaart je mail, verstuurt hem en zorgt voor webmail en synchronisatie met je apparaten. Je domein en je maildienst hoeven niet bij dezelfde partij te zitten.

3. Toegang tot je DNS

DNS is het adresboek van je domein. Daar stel je in welke server je mail ontvangt. Je beheert de DNS meestal in het klantpaneel van je domeinprovider. Heeft iemand anders je domein ooit geregistreerd, zorg dan eerst dat je zelf toegang hebt.

Welke opties zijn er?

Optie	Wat je krijgt	Geschikt voor	Let op
Google Workspace	Gmail met je eigen domein, plus agenda, Drive en Meet	Wie al met Gmail of Google-tools werkt	Abonnement per gebruiker per maand
Microsoft 365	Outlook met je eigen domein, plus Teams, OneDrive en Office-apps (afhankelijk van het pakket)	Wie met Outlook, Word en Excel werkt	Abonnement per gebruiker per maand
Mail via domein- of hostingprovider	Eén of meer mailboxen, webmail en instellingen voor je mailprogramma	Klein en eenvoudig, met weinig opslag	Vaak minder opslag, spamfilter en samenwerkfuncties
Doorsturen	Mail aan je domein wordt doorgestuurd naar een bestaand adres	Alleen ontvangen, tijdelijk	Antwoorden vanaf je domeinadres is lastig of niet goed ingesteld

De prijzen en pakketten van Google en Microsoft veranderen regelmatig. Kijk op hun eigen sites voor de actuele bedragen. Voor de meeste kleine bedrijven met meer dan één persoon zijn Google Workspace of Microsoft 365 de praktische keuze: goede spamfilters, veel opslag en het werkt overal.

E-mail met eigen domeinnaam instellen: stap voor stap

1. Kies je maildienst en sluit een abonnement af.
2. Bevestig dat het domein van jou is. De maildienst vraagt je meestal een TXT-record in je DNS te zetten als bewijs.
3. Maak je mailadressen aan: per persoon een eigen mailbox, en algemene adressen zoals info@ als alias of gedeelde mailbox.
4. Zet de MX-records goed. Die vertellen de rest van de wereld waar mail voor jouw domein naartoe moet. Verwijder oude MX-records van een vorige maildienst.
5. Stel SPF, DKIM en DMARC in (zie hieronder).
6. Verhuis je oude mail als je overstapt. De meeste maildiensten hebben een importfunctie.
7. Koppel je apparaten: de app van je maildienst op je telefoon, of je adres toevoegen in Outlook of Apple Mail.
8. Test: stuur een mail naar een Gmail- en een Outlook-adres en terug, en kijk of hij niet in de spam komt.

DNS-wijzigingen kunnen enkele uren duren voordat ze overal actief zijn. Plan een overstap dus niet op een drukke ochtend.

SPF, DKIM en DMARC: zo komt je mail niet in de spam

Deze drie DNS-records bewijzen dat jouw mail echt van jou komt. Grote maildiensten zoals Gmail en Outlook letten er steeds strenger op. Google heeft daarvoor richtlijnen voor afzenders gepubliceerd.

• SPF: een lijst van servers die namens jouw domein mogen mailen. Gebruik je ook een nieuwsbriefprogramma of je boekhoudpakket om facturen te mailen, dan moeten die er ook in.
• DKIM: een digitale handtekening op elke mail. Je maildienst geeft je een record om in je DNS te zetten.
• DMARC: vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet door SPF of DKIM komt, en kan je rapporten sturen. Begin met een monitorende instelling en maak hem later strenger.

Zonder deze records kan iemand zich makkelijker voordoen als jouw bedrijf, en belandt je eigen mail vaker in de spam.

Voorbeeld: een zzp’er stapt over van Gmail

Een fotograaf in Utrecht gebruikt al jaren een Gmail-adres voor haar bedrijf. Ze heeft wel een website met een eigen domein, maar nooit mail op dat domein ingesteld.

Ze kiest voor Google Workspace, omdat ze de Gmail-omgeving al kent. Ze bevestigt haar domein, maakt hallo@ aan als hoofdadres en zet de MX-records goed in het klantpaneel van haar domeinprovider. Met de importfunctie haalt ze haar oude mail en contacten over. Het oude Gmail-adres laat ze nog een jaar doorsturen en ze zet een automatisch antwoord met haar nieuwe adres erin. Ook haar factuurprogramma voegt ze toe aan het SPF-record, zodat facturen niet meer in de spam van klanten belanden.

Veelgemaakte fouten

• Oude MX-records laten staan. Dan komt een deel van je mail op de verkeerde plek binnen.
• Geen toegang tot je eigen domein. Een oud-webbouwer heeft het domein op zijn naam gezet. Regel dat eerst, zie ook domeinnaam verhuizen.
• Mail en website door elkaar halen. Verhuis je je website naar een andere partij, dan kan de mail onbedoeld meeverhuizen of stoppen als de DNS wordt aangepast. Lees vooraf website verhuizen naar een nieuwe hostingpartij.
• Gedeelde wachtwoorden. Geef medewerkers een eigen mailbox of toegang tot een gedeelde mailbox, in plaats van één wachtwoord voor info@ dat iedereen kent. Zet tweestapsverificatie aan.

Zelf doen of uitbesteden?

Voor één of twee mailadressen kun je dit zelf, met de stappenplannen van Google of Microsoft. Die leggen per domeinprovider uit welke records je waar moet invullen. Reken op een uur of twee, plus wachttijd voor de DNS.

Laat het uitbesteden als je met meerdere medewerkers werkt, als je een bestaande mailomgeving met veel historie moet verhuizen, als je domein, website en mail bij verschillende partijen zitten, of als je niet zeker weet wat er nu in je DNS staat. Een fout in de DNS kan ervoor zorgen dat mail of je website een tijd onbereikbaar is.

Een zakelijk mailadres hoort bij een professionele online uitstraling, net als je website. Ben je ook aan een nieuwe of betere website toe? Bekijk dan wat we doen als je een website laat maken.

Veelgestelde vragen