Kassasysteem met webshop: zo houd je winkel en online voorraad gelijk

Een kassasysteem met webshop is een kassa die dezelfde voorraad, producten en prijzen gebruikt als je online winkel. Verkoop je in de winkel een paar schoenen, dan staat dat paar direct ook online als verkocht. Je kunt kiezen uit een alles-in-één platform, een kassa met een koppeling naar je bestaande webshop, of een losse oplossing met een tussenkoppeling.

Waarom winkel en webshop koppelen?

Zolang je weinig verkoopt, lijkt een losse kassa en een losse webshop prima. Je past de voorraad ’s avonds even handmatig aan. Maar zodra het drukker wordt, gaat het mis.

• Overselling: een klant bestelt online iets dat vanmiddag in de winkel is verkocht. Dan moet je annuleren en excuses maken.
• Dubbel werk: nieuwe producten, prijzen en acties voer je twee keer in.
• Geen totaalbeeld: je weet niet wat je in totaal verkoopt, of welke klant zowel online als in de winkel koopt.
• Fouten in de boekhouding: omzet uit twee systemen bij elkaar vegen kost tijd en levert verschillen op.

Met een gekoppeld systeem werk je met één productcatalogus en één voorraad. Ondernemers noemen dat vaak omnichannel: klanten kunnen kopen waar ze willen, en jij ziet alles op één plek.

Drie manieren om kassa en webshop te combineren

Er zijn grofweg drie opzetten. Welke past, hangt vooral af van wat je nu al hebt.

1. Alles-in-één platform

Je webshop en kassa komen van dezelfde leverancier. Denk aan Shopify met Shopify POS, of Lightspeed, dat zowel een kassasysteem als een webshopmodule heeft. De kassa draait meestal op een tablet of telefoon, met een pinapparaat en eventueel een bonprinter en barcodescanner.

Het grote voordeel: er is geen koppeling die kan breken. Voorraad, producten en klanten staan in één database. Het nadeel is dat je aan één leverancier vastzit. Overstappen later is meer werk.

2. WooCommerce met een kassaplugin

Heb je een WooCommerce-webshop op WordPress? Dan kun je een kassa toevoegen via een plugin of de eigen opties van WooCommerce voor betalen in de winkel. De kassa werkt dan direct op je webshopdatabase, vaak via de browser op een tablet.

Dit is vooral interessant als je je webshop wilt houden zoals hij is. Let wel op: niet elke plugin ondersteunt elk pinapparaat, en de kwaliteit van plugins verschilt flink. Kijk naar updates, reviews en of er Nederlandstalige ondersteuning is.

3. Losse kassa met een koppeling

Je hebt al een kassasysteem waar je tevreden over bent, bijvoorbeeld een branchekassa voor een boekhandel, fietsenwinkel of slijterij. Die koppel je via een kant-en-klare integratie of een koppelplatform aan je webshop.

Dit is flexibel, maar ook het meest kwetsbaar. Synchroniseert de koppeling elke paar minuten in plaats van direct, dan kan er alsnog dubbel verkocht worden bij populaire producten. Vraag daarom altijd hoe vaak en in welke richting gegevens worden uitgewisseld.

Vergelijking in één oogopslag

	Alles-in-één	WooCommerce + plugin	Losse kassa + koppeling
Voorraad realtime gelijk	Ja	Ja, meestal	Hangt af van de koppeling
Instellen	Eenvoudig	Gemiddeld	Meer werk
Flexibiliteit	Beperkt tot het platform	Groot	Groot
Afhankelijkheid	Eén leverancier	Plugin-maker en hosting	Twee leveranciers en een koppeling
Past bij	Nieuwe start of overstap	Bestaande WooCommerce-shop	Branchekassa die je wilt houden

Twijfel je nog tussen platforms voor je webshop zelf? Lees dan eerst Shopify of WooCommerce: welke past bij jouw webshop.

Waar let je op bij het kiezen?

De demo ziet er bij elke leverancier goed uit. Stel daarom deze vragen voordat je tekent.

1. Werkt de voorraad echt realtime? Vraag wat er gebeurt als iemand online en in de winkel tegelijk het laatste exemplaar koopt.
2. Welke pinapparaten worden ondersteund? Sommige kassa’s werken alleen met hun eigen betaalterminal. Dan zit je ook vast aan hun transactiekosten.
3. Werkt de kassa zonder internet? Valt de verbinding weg, dan wil je kunnen blijven afrekenen.
4. Hoe gaan varianten en barcodes? Maten, kleuren en EAN-codes moeten in beide kanalen hetzelfde zijn.
5. Retouren tussen kanalen: kan een online bestelling in de winkel retour, en komt het product dan netjes terug in de voorraad?
6. Klantgegevens en spaaracties: herkent het systeem een klant in de winkel en online als dezelfde persoon?
7. Koppeling met je boekhouding: komt de omzet uit beide kanalen automatisch in je boekhoudpakket?
8. Kosten op lange termijn: abonnement per kassa of per vestiging, transactiekosten, hardware en eventuele plugins.

Prijzen en abonnementen veranderen regelmatig. Vergelijk ze daarom op de websites van de leveranciers zelf en kijk naar de totale kosten per maand, niet alleen naar het instapabonnement.

Voorraad, artikelen en boekhouding goed inrichten

Een koppeling is zo goed als de gegevens die erin zitten. Ruim daarom eerst je productdata op voordat je gaat koppelen.

• Geef elk product en elke variant een unieke SKU, je eigen artikelnummer.
• Kies welk systeem leidend is voor productinformatie: de kassa of de webshop. Wijzig alleen daar.
• Tel je voorraad op de dag dat je live gaat, en zet die in één keer goed.
• Bepaal of je een buffervoorraad online wilt aanhouden, bijvoorbeeld de laatste twee stuks alleen in de winkel.

Werk je met WooCommerce, dan wil je de omzet ook automatisch in je administratie. Hoe dat werkt, lees je in WooCommerce koppelen aan je boekhouding. Voor btw en administratie bij gemengde verkoop helpt boekhouding en belasting voor je webshop.

Praktijkvoorbeeld: een fietsenwinkel met online accessoires

Neem een fietsenwinkel in Amersfoort die naast fietsen ook accessoires online verkoopt: sloten, tassen, lampen. De winkel heeft een kassa, de webshop draait op WooCommerce. De eigenaar past elke avond de voorraad aan in de webshop.

In het voorjaar gaat het mis. Een populair slot is in de winkel uitverkocht, maar online nog beschikbaar. Er komen drie bestellingen binnen die hij moet annuleren.

Hij heeft drie opties. Hij kan een kassaplugin voor WooCommerce nemen en zijn oude kassa vervangen. Hij kan zijn kassa via een koppeling verbinden. Of hij kan naar een alles-in-één platform overstappen. Omdat zijn webshop goed vindbaar is en hij die niet wil verhuizen, kiest hij voor een kassa die direct op WooCommerce werkt. Voordat hij live gaat, geeft hij alle producten een SKU en telt hij de voorraad opnieuw.

Zelf doen of laten inrichten?

Een alles-in-één platform kun je vaak zelf opzetten. De leveranciers hebben goede handleidingen en het belangrijkste werk is je producten goed invoeren.

Laat je liever helpen als:

• je een bestaande webshop met veel producten en varianten hebt die je wilt koppelen;
• je overstapt naar een ander platform en je je vindbaarheid in Google niet wilt verliezen;
• je meerdere vestigingen of een magazijn hebt;
• je koppelingen met boekhouding, verzending en marktplaatsen tegelijk wilt laten werken.

Ga je migreren naar een nieuw platform, lees dan eerst overstappen naar Shopify zonder verlies van SEO en data. Daar zitten de meeste risico’s.

Tot slot

Met een kassasysteem dat aan je webshop gekoppeld is, verkoop je uit één voorraad en voorkom je dubbel werk. Kies de opzet die past bij wat je al hebt, ruim je productdata op en test de koppeling voordat je live gaat. Wil je een webshop die vanaf het begin goed samenwerkt met je winkel? Bekijk dan hoe we een webshop laten maken aanpakken.

Veelgestelde vragen