Privacyverklaring voor je website opstellen (met voorbeeld)

Een privacyverklaring is een tekst op je website waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en welke rechten mensen hebben. Heb je een contactformulier, een webshop, een nieuwsbrief of analytics, dan verwerk je persoonsgegevens en ben je volgens de AVG verplicht om dat duidelijk uit te leggen. Hieronder lees je wat erin moet, met een voorbeeldtekst die je kunt aanpassen.

Let op: dit is praktische uitleg, geen juridisch advies. Twijfel je over je situatie, bijvoorbeeld omdat je gevoelige gegevens verwerkt, vraag dan een jurist om mee te kijken.

Wanneer heb je een privacyverklaring nodig?

Bijna altijd. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je iemand direct of indirect kunt herkennen: een naam, e-mailadres, telefoonnummer, maar ook een IP-adres. Je hebt een privacyverklaring nodig als je website bijvoorbeeld:

• een contact- of offerteformulier heeft;
• bestellingen verwerkt (webshop);
• inschrijvingen voor een nieuwsbrief verzamelt;
• bezoekersstatistieken bijhoudt met een tool als Google Analytics;
• een chat, afsprakensysteem of klantaccount heeft.

Ook buiten je website verwerk je gegevens, bijvoorbeeld in je boekhouding of CRM. Veel ondernemers maken daarom één privacyverklaring die zowel de website als de rest van het bedrijf dekt.

Wat moet er in een privacyverklaring staan?

De AVG (artikel 13 en 14) schrijft voor welke informatie je moet geven. Vertaald naar een website komt het hierop neer:

Onderdeel	Wat je beschrijft
Wie je bent	Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en een contactadres voor privacyvragen.
Welke gegevens	Per situatie: formulier, bestelling, nieuwsbrief, analytics, sollicitatie.
Doel	Waarvoor je ze gebruikt, bijvoorbeeld een offerte sturen of een bestelling leveren.
Grondslag	Op welke wettelijke basis: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke plicht, toestemming of gerechtvaardigd belang.
Ontvangers	Met wie je gegevens deelt: hostingpartij, betaalprovider, verzendbedrijf, boekhouder, e-mailtool.
Doorgifte buiten de EU	Of gegevens naar landen buiten de EU gaan (bijvoorbeeld via Amerikaanse tools) en op basis waarvan.
Bewaartermijn	Hoe lang je gegevens bewaart, of hoe je die termijn bepaalt.
Rechten	Inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht, bezwaar en het intrekken van toestemming.
Klacht indienen	Dat mensen een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Geautomatiseerde besluiten	Of je beslissingen volledig automatisch neemt, zoals een kredietcheck. Bij de meeste kleine bedrijven niet.
Beveiliging	Niet strikt verplicht in de verklaring, maar wel gebruikelijk: hoe je gegevens beschermt.

De officiële uitleg vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De grondslag uitgelegd

Voor elk doel heb je een grondslag nodig. Voor een kleine ondernemer zijn dit de belangrijkste:

• Overeenkomst: je hebt een adres nodig om een bestelling te leveren.
• Wettelijke plicht: de Belastingdienst verplicht je facturen zeven jaar te bewaren.
• Toestemming: iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief.
• Gerechtvaardigd belang: je bewaart een offerte-aanvraag om later op te volgen. Dit moet je wel kunnen onderbouwen.

Privacyverklaring opstellen in 6 stappen

1. Maak een lijst van alle plekken waar je gegevens verzamelt. Loop je website door: formulieren, checkout, nieuwsbrief, chat, account, vacatures.
2. Noteer per plek welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag. Een simpele tabel in een spreadsheet is genoeg.
3. Zet op een rij welke tools en partijen meekijken. Denk aan je webhost, Mollie of een andere betaalprovider, je e-mailmarketingtool, je boekhoudpakket en analytics. Met deze partijen heb je vaak een verwerkersovereenkomst nodig.
4. Bepaal bewaartermijnen. Facturen zeven jaar, sollicitaties enkele weken na afloop van de procedure, nieuwsbriefgegevens tot iemand zich afmeldt.
5. Schrijf de tekst in gewone taal. De AVG vraagt om begrijpelijke informatie. Korte alinea’s en kopjes per onderwerp werken het best.
6. Publiceer en link hem. Zet een link in de footer van elke pagina en bij elk formulier en de checkout.

Voorbeeld privacyverklaring (om aan te passen)

Hieronder een verkorte voorbeeldtekst voor een kleine dienstverlener. Pas alles tussen haakjes aan en vul aan wat voor jouw bedrijf geldt.

Privacyverklaring [Bedrijfsnaam]

[Bedrijfsnaam], gevestigd aan [adres], KVK [nummer], is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Vragen? Mail naar [e-mailadres].

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je het contactformulier invult, gebruiken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht om je vraag te beantwoorden en eventueel een offerte te sturen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren, of de voorbereiding van een overeenkomst. Word je klant, dan gebruiken we je gegevens om de opdracht uit te voeren en te factureren.

Hoe lang we gegevens bewaren

Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen we na [termijn]. Facturen en administratie bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat verplicht.

Delen met anderen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening, zoals onze hostingpartij, ons boekhoudpakket en [overige]. Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. We verkopen je gegevens nooit.

Cookies en statistieken

Onze website gebruikt cookies. Welke dat zijn, lees je in onze cookieverklaring.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar [e-mailadres]. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding (https) en beperkte toegang tot onze systemen.

Laatst bijgewerkt: [datum]

Privacyverklaring voor een webshop: wat komt erbij?

Een webshop verwerkt meer gegevens dan een gewone website. Neem in elk geval op:

• adres- en betaalgegevens voor de levering en betaling, en welke betaalprovider en vervoerder je gebruikt;
• klantaccounts en bestelgeschiedenis;
• e-mails over je bestelling en eventuele reviewverzoeken;
• retargeting of advertentiepixels van bijvoorbeeld Meta of Google, als je die gebruikt;
• koppelingen met marktplaatsen of je boekhouding.

Combineer dit met heldere algemene voorwaarden voor je webshop. Dat zijn twee aparte documenten: de voorwaarden gaan over de koop, de privacyverklaring over gegevens.

Privacyverklaring generator: handig of niet?

Er zijn online generators die op basis van een vragenlijst een privacyverklaring maken. Dat is een prima startpunt, zeker voor een eenvoudige website. Let wel op:

• Een generator weet alleen wat jij invult. Vergeet je een tool of formulier, dan ontbreekt het in de tekst.
• Sommige gratis generators zijn verouderd of leveren een tekst vol juridisch jargon.
• Een verklaring kopiëren van een ander bedrijf is riskant: die klopt vrijwel nooit voor jouw situatie.

Gebruik de uitkomst dus als concept en controleer hem met de tabel hierboven.

Privacyverklaring en cookieverklaring: het verschil

De privacyverklaring gaat over alle persoonsgegevens die je verwerkt. De cookieverklaring gaat specifiek over welke cookies je website plaatst en waarom. Je mag ze combineren, maar veel websites houden ze apart. Hoe je die tweede maakt, lees je in cookieverklaring opstellen. Wil je je hele site langslopen, gebruik dan de checklist is jouw website AVG-proof.

Praktijkvoorbeeld: een fysiotherapeut met een online afsprakensysteem

Een fysiotherapiepraktijk in Zwolle heeft een website met een contactformulier en een koppeling met een afsprakensysteem. Bij het opstellen van de privacyverklaring blijkt dat er meer gebeurt dan gedacht: het afsprakensysteem bewaart klachtomschrijvingen, en dat zijn gezondheidsgegevens. Daarvoor gelden strengere regels.

De praktijk laat de verklaring daarom checken door de brancheorganisatie, sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier van het afsprakensysteem en past het formulier aan zodat mensen daar geen medische details meer typen. Zo klopt de verklaring weer met wat er echt gebeurt.

Zelf doen of uitbesteden?

Zelf doen kan prima als je een eenvoudige website hebt met een contactformulier, een nieuwsbrief en analytics. Met de stappen en het voorbeeld hierboven ben je er in een paar uur.

Laat een jurist meekijken als je gezondheidsgegevens, gegevens van kinderen of grote klantbestanden verwerkt, of als je veel klanten buiten Nederland hebt. Wat een websitebouwer wel voor je kan doen: in kaart brengen welke formulieren, tools en cookies je site gebruikt en zorgen dat de links naar je verklaring op de juiste plekken staan.

Een goede privacyverklaring is eerlijk, compleet en begrijpelijk, en je werkt hem bij zodra je een nieuwe tool of nieuw formulier toevoegt. Bouw je een nieuwe site en wil je dat dit vanaf het begin goed geregeld is? Bekijk dan onze dienst website laten maken.

Veelgestelde vragen