WooCommerce koppelen aan je boekhouding (Exact, Moneybird, e-Boekhouden)

Een WooCommerce koppeling met je boekhouding zorgt dat bestellingen, klanten en betalingen uit je webshop automatisch in je boekhoudpakket komen. Voor Exact Online, Moneybird en e-Boekhouden.nl zijn kant-en-klare koppelingen beschikbaar, als plugin of via een koppelplatform. Het instellen kost een paar uur, maar daarna hoef je niets meer over te typen.

Waarom een koppeling tussen WooCommerce en je boekhouding?

Zolang je een handvol bestellingen per week hebt, kun je ze met de hand boeken. Daarboven wordt het al snel een tijdrovende klus met kans op fouten: een verkeerd btw-tarief, een dubbel geboekte bestelling of een retour die je vergeet.

Een koppeling lost dat op:

• Elke bestelling wordt automatisch een verkoopfactuur of boeking in je pakket.
• Klantgegevens komen mee, zodat je debiteuren kloppen.
• Btw-tarieven worden per product goed overgenomen.
• Betalingen kun je makkelijker afletteren (koppelen aan de juiste factuur).
• Je boekhouder krijgt een schone administratie, wat tijd en dus geld scheelt.

Wat wordt er gekoppeld?

Dat verschilt per koppeling, maar de meeste doen dit:

Gegeven	Richting	Toelichting
Bestellingen	WooCommerce naar boekhouding	Als factuur of als verkoopboeking
Klanten	WooCommerce naar boekhouding	Nieuwe relatie of koppeling aan bestaande
Creditnota’s en retouren	WooCommerce naar boekhouding	Niet elke koppeling ondersteunt dit standaard
Betaalstatus	Soms beide kanten op	Factuur op betaald zetten
Producten en voorraad	Soms boekhouding naar WooCommerce	Vooral bij Exact en AFAS, als je voorraad daar beheert

De koppelingen per boekhoudpakket

WooCommerce en Exact Online

Exact Online is een uitgebreid pakket dat veel door groeiende bedrijven en boekhoudkantoren wordt gebruikt. In de app-store van Exact vind je verschillende WooCommerce-koppelingen van externe partijen. Daarnaast zijn er WordPress-plugins en koppelplatforms, zoals Combidesk, die bestellingen doorzetten naar Exact.

Exact kan meer dan alleen facturen: ook voorraad, artikelen en inkoop. Wil je voorraad in Exact beheren en die naar je webshop laten lopen, kies dan een koppeling die beide kanten op synchroniseert. Dat is complexer en vraagt een zorgvuldige inrichting.

WooCommerce en Moneybird

Moneybird is populair bij zzp’ers en kleine webshops. Er zijn meerdere WooCommerce-plugins voor, onder meer van Nederlandse ontwikkelaars, en koppelplatforms zoals Combidesk. Ook via automatiseringstools als Zapier kun je bestellingen naar Moneybird sturen, maar voor een boekhouding wil je liever een koppeling die specifiek gemaakt is voor btw, creditnota’s en betalingen.

WooCommerce en e-Boekhouden.nl

Voor e-Boekhouden.nl staat een connector-plugin in de WordPress-pluginbibliotheek, en ook hier biedt Combidesk een koppeling. e-Boekhouden werkt vooral met boekingen in plaats van facturen. Bespreek met je boekhouder of je per bestelling of per dag wilt boeken.

WooCommerce en AFAS

AFAS is een ERP-pakket voor grotere organisaties. Een koppeling met WooCommerce loopt meestal via een integratiepartner of een koppelplatform en wordt vaak op maat ingericht. Reken hier op een project, niet op een plugin die je in een middag installeert.

Plugin of koppelplatform: wat kies je?

Er zijn twee manieren om te koppelen:

• Een plugin in WordPress: draait in je eigen website. Vaak goedkoper en snel ingesteld. Nadeel: als je site traag is of een update iets breekt, kan de koppeling haperen.
• Een koppelplatform: een externe dienst die tussen WooCommerce en je boekhouding zit. Je betaalt vaak een maandbedrag, soms afhankelijk van het aantal bestellingen. Voordeel: minder belasting voor je site, logboeken en support als iets misgaat.

Vergelijk vooraf wat er per maand in rekening wordt gebracht en tot hoeveel bestellingen. Prijzen veranderen regelmatig, dus kijk op de site van de aanbieder zelf. Een overzicht van de andere vaste kosten van je webshop staat in wat kost een webshop?

Zo richt je de koppeling in: stappenplan

1. Overleg met je boekhouder. Wil hij facturen of boekingen? Per bestelling of een dagtotaal? Welke grootboekrekeningen? Dat bepaalt welke koppeling past.
2. Controleer je btw in WooCommerce. Zorg dat elk product het juiste btw-tarief heeft en dat prijzen consequent inclusief of exclusief btw zijn ingevoerd.
3. Kies de koppeling op basis van je pakket, het aantal bestellingen en of je voorraad wilt synchroniseren.
4. Verbind beide kanten met de API-sleutels of de inlog die de koppeling vraagt.
5. Stel de koppeltabellen in: welk btw-tarief hoort bij welke btw-code, welke betaalmethode bij welke rekening, welke verzendkosten bij welk grootboek.
6. Test met een paar bestellingen, inclusief een retour en een bestelling uit het buitenland.
7. Controleer de eerste weken samen met je boekhouder of alles goed binnenkomt.

Waar gaat het vaak mis?

Uitbetalingen van je betaalprovider

Je betaalprovider (zoals Mollie of Stripe) betaalt vaak een verzameling bestellingen in één keer uit, minus transactiekosten. Op je bankrekening zie je dus geen losse bedragen per bestelling. Kies een koppeling of werkwijze die dat ondersteunt, of spreek met je boekhouder af hoe je die uitbetalingen boekt.

Verkopen naar andere EU-landen

Verkoop je online aan consumenten in andere EU-landen en kom je boven de drempel die daarvoor geldt, dan reken je de btw van het land van de klant en geef je die aan via de éénloketregeling (OSS). Je koppeling en WooCommerce moeten dan met meerdere btw-tarieven overweg kunnen. Lees de actuele regels bij de KVK.

Retouren en kortingscodes

Niet elke koppeling maakt automatisch een creditnota bij een retour. Ook kortingscodes en cadeaubonnen geven soms afwijkingen. Test deze gevallen vooraf.

Dubbele relaties

Als gastbestellingen elke keer een nieuwe klant aanmaken, loopt je relatiebestand vol. Sommige koppelingen kunnen alle particuliere bestellingen op één verzamelrelatie zetten. Vraag je boekhouder wat hij wil.

Voorbeeld: een webshop in fietsaccessoires

Een kleine webshop in fietsaccessoires verwerkt rond de veertig bestellingen per week en boekte die met de hand in Moneybird. Dat kostte elke vrijdagmiddag een paar uur, en de boekhouder vond elk kwartaal verschillen in de btw.

De eigenaar overlegde eerst met de boekhouder en koos daarna een Moneybird-koppeling die per bestelling een factuur maakt en die op betaald zet zodra de betaalprovider de betaling bevestigt. Bij het testen bleek dat verzendkosten op het verkeerde btw-tarief stonden. Dat werd in WooCommerce aangepast. Sindsdien zijn de vrijdagmiddagen vrij en klopt de btw-aangifte zonder correcties.

Meer tips voor een overzichtelijke administratie lees je in boekhouding en belasting voor je webshop.

Zelf doen of uitbesteden?

Een standaardkoppeling tussen WooCommerce en Moneybird of e-Boekhouden kun je meestal zelf instellen, zeker met hulp van je boekhouder voor de grootboek- en btw-instellingen. De meeste aanbieders hebben goede handleidingen.

Laat het uitbesteden als je voorraad tussen systemen wilt synchroniseren, met Exact of AFAS werkt, internationaal verkoopt, of als je webshop veel aanpassingen heeft die de koppeling in de weg kunnen zitten. Twijfel je nog over het platform zelf, kijk dan ook naar Shopify of WooCommerce, want de koppelmogelijkheden verschillen per platform.

Een goede koppeling begint bij een goed ingerichte webshop. Wil je een webshop die vanaf de start klopt, inclusief btw-instellingen en koppelingen? Bekijk dan hoe we een webshop laten maken.

Veelgestelde vragen